Notulen ALV GZR 2 maart 2011.

Aanwezig: Hans Germeraad, Jos van Haaster, Margot Gutter, Helma Dobber, Sandra Kloppenburg, Jeanine, Sybren van der Veen, Patricia de Leeuw, Annemiek Luijten, Rianne van der Veen, Evelien Germeraad, Sanne Gutter, Kitty, Elise van den Heuvel, Mirjam Plat, AngelaTol, Maurits, Tanja , Natasha  Doets.

Afwezig gemeld: Patricia Buijs, Henny Germeraad, Suzanne Germeraad, Bernadette Oostland, Candice Oostland, Richelle Oostland.

Notulist: Evelien Germeraad

Opening vergadering.

Geen binnengekomen stukken.

Geen opmerkingen over notulen van 2010. Dus de notulen zijn in deze vergadering geaccepteerd.

Verslag penningmeester:

We hebben afgelopen jaar weer winst behaald, mede dankzij goede sponsering van de Deen sponsor actie, de loterij, tombola en fam Homan. De kosten waren minder door het vervallen van de vrijwilligersbbq. Ook zijn de afschrijvingen dit jaar lager geweest. Kort gezegd zijn we financieel  gezien een gezonde vereniging. Dit is ook nodig omdat we de kosten van de nieuwe kantine hebben. Ondanks de bouw van de kantine wordt verwacht dat we volgend jaar met een positief saldo zullen eindigen.

Kascommissie heeft de begroting gecontroleerd en correct bevonden. De penningmeester is gedechargeerd.

Verandering van bestuur of commissieleden:

Aftreden:

                Sandra Kloppenburg treedt af als penningmeester.
                Mirjam Plat neemt afscheid van de kantine.

    Natasha heeft 2 jaar kascommissie gedaan en moet er dus mee stoppen.

Namens ons allen voor alledrie:  HARTSTIKKE BEDANKT!

Nieuw:

Er komt dus een vacature vrij voor penningmeester. Is in de vergadering nog niet opgevuld, wel kwam de suggestie van Tanja om fam. Homan te vragen.

Nieuwe kascommissie bestaat uit Patricia de Leeuw (gaat dan het 2^e jaar in) en Annemiek Luijten.

Contributie.

Afgelopen voorjaar is er een mail rondgegaan met de mededeling dat de contributie voor de basisleden in 2011 verhoogd zou worden om het verschil tussen wedstrijdleden en basisleden wat minder groot te maken. Er is geen protest binnengekomen als reactie op de mail. Alle leden hebben de contributieverhoging voor de basisleden dus geaccepteerd.

Er heeft eerst in het bestuur en nu op de ALV een discussie plaatsgevonden over de contributie voor de volgende jaren (beginnend vanaf 2012). Uiteindelijk is het volgende voorstel met een unaniem besluit goedgekeurd door de ALV. “ In vijf jaar zal de contributie voor de basisleden elk jaar met € 0,50 worden verhoogd, met ingang van 2012. Het verschil tussen wedstrijdleden en basisleden wordt op deze manier kleiner. Voor de extra kosten van de wedstrijdleden wordt de KNHS contributie betaald en hebben de ruiters de mogelijkheid om gratis gebruik te maken van het terrein.”

Ledenbestand

Het aantal leden is ongeveer gelijk gebleven. De groei lijkt  iets minder doordat we het ledenbestand hebben opgeschoond. Leden die hun contributie niet hebben betaald na mail, factuur en brieven zijn geroyeerd. Deze mensen mogen 5 jaar lang niet deelnemen aan de activiteiten van de Gouwzeeruiters. 

Het factuurbeleidsplan is verscherpt en dat is te zien aan de cijfers. Het beleid is als volgt aangepast: ten eerste staat het beleid op internet zodat iedereen het kan inzien. Ook hebben we de termijn van betalen aangepast. Indien de termijn wordt overschreden wordt € 2,50 administratiekosten in rekening gebracht. Dit heeft geresulteerd dat na de herinneringen zijn gestuurd nog maar 14 leden hoeven te betalen. Dit is een vooruitgang vergeleken met vorig  jaar.

Annemiek Luijten geeft aan dat ze het beleid wel erg scherp vind,  doordat de termijnen wel kort zijn en dat de boete wel heel snel komt.

Facturen voor het basislidmaatschap staat op 30 dagen wat in deze tijd een heel normale betalingstermijn is. De 2,50 is geen boete bedrag maar een dekking voor de gemaakte extra adm. handelingen. De facturen voor de basisleden zijn 4-1-2011 per mail verstuurd, het voorstel om ze via de post te verzenden zou kunnen, kost wel 0,55 meer. De 1^e herinnering, volgde na geen betaling binnen 30 dagen via de post.

Facturen t.b.v. Rijdend lidmaatschap zijn via de post verstuurd waar een betalingstermijn van 14 dagen stond.  Ter overweging zou dit zou volgend jaar naar 30 dagen kunnen worden  gezet. De 1^e herinnering volgde na 40 dagen via de mail met een alg. verzoek voor diegene die nog niet het contributiebedrag hadden voldaan alsnog tot betaling over te gaan.

Wedstrijdsecretariaat.

Juryleden zijn al bijna helemaal binnen voor komend jaar. Wel moeten er voor de onderlinge ruiters nog wat jury’s worden gezocht. Suggesties zijn welkom!

Aan het begin van het jaar hebben de officiële rijders beter gedraaid dan aan het einde van het jaar, maar basisleden maakten de dag toch helemaal vol.

Activiteitencommissie.

Springles van Arthur Hulsebos. Dit zijn 4 zaterdagmiddagen. (=nieuw)

Er komt weer een ruiterbewijs, dit keer geheel op eigen terrein.

Onderlinge tussenwedstrijd

Spelletjesdag

                Verder zijn er nog plannen voor buitenritten en ruiterweekenden.

Kantinecommissie:

De opbrengsten zijn dit jaar wat minder nauwkeurig door de diefstal inbraak en doordat de vrijwilligers van de bouw van de kantine af en toe wat pakken. Er is minder over dan vorig jaar.

Jeanine en Suzanne gaan de taak van Mirjam overnemen komend jaar. Er komen consumptiebonnen voor de vrijwilligers, zodat we wat beter inzicht hebben in wat opgaat.

Communicatie commissie

Er zijn meer mensen nodig voor deze commissie. Henny Germeraad doet de website, Margot verzorgt binnen deze commissie de Ledenzaken. 1 of 2 nieuwe commissie leden zijn van harte welkom om bv de start van een digitale Nieuwsbrief te realiseren en PR en sponsoractiviteiten op te pakken.

Technische commissie

Bak was afgelopen jaar goed. In de ALV is besloten om ook dit jaar niet te woelen. De gemeente komt vanaf dit jaar pas mollen vangen als ze een melding krijgen, dus wanneer we een hoop molshopen tegenkomen moeten we Sybren even bellen. Sybren maakt dan een melding bij de gemeente.

Kantine:

De bouw van de kantine gaat goed. Als het goed is moet hij voor het seizoen klaar zijn, maar er moet nog heel veel gebeuren. Er wordt nu al 2x in de week hard gewerkt. De gemeente wil helaas niet subsidiëren dus de kosten worden wat hoger.

Beleidsplan 2007-2010

Dit is allemaal goed gegaan. We hebben niet bespaard op activiteiten en we hebben toch meer winst. Het enige wat is mislukt is het aantal vrijwilligers. Dit valt nog altijd tegen. Ook wilden we nieuwe boerderijen aantrekken, maar dat is niet gebeurt.

Beleidsplan 2011-2014

De missie en visie blijven hetzelfde. Er zijn mogelijke nieuwe uitjes: viertal, ruiterweekend, cliniques, etc. We willen andere boerderijen betrekken. We komen zo’n 15 vrijwilligers te kort. Om meer vrijwilligers aan te trekken hebben we in de ALV bedacht om ook de ouders van de kids bij de bbq uit te nodigen.  We willen de vrijwilligers die we krijgen leuke dingen laten doen en dus niet de wc schoon laten maken. Hiervoor willen we iemand gaan betalen.

Ook moet de communicatie op de website worden gestimuleerd. We willen specifiek iemand vragen bij elke activiteit om een keer een stukje te schrijven over die dag.

Actiepunten zijn dus de vrijwilligers en de communicatie.

Rondvraag:

Tanja: geeft aan dat ze dit jaar niet heel actief kan zijn i.v.m. verhuizing.

Evelien: Is het een idee om de ouders niet per post enthousiast te maken voor vrijwilligerswerk, maar om bij de inschrijving van de eerste onderlinge wedstrijd een brief mee te geven. Dat scheelt een hoop geld en werk.

Annemiek: geeft aan dat indien er nog een tombola wordt georganiseerd zij nog veel spullen heeft staan.

Hans: vult aan dat hij dan ook boeken van de ANWB mee kan nemen.

Hyves van de GZR gaat naar Angela Tol.

Natasha wil misschien wel weer de tombola doen dit jaar.

Helma: vraagt om leuke suggesties voor jury’s voor de onderlinge dressuurwedstrijden.

Ideeën voor de site zijn:

info over een paar veel voorkomende ziektes. Sanne en Evelien zullen hier over nadenken.

Invullijstjes over je lievelingspony.

Stukje op de site over nieuwe dressuurproeven.

Veel dank aan Jeanine en Wim Terlouw voor de gastvrijheid op het altijd mooie Marken.

Voorzitter sluit de vergadering.

Invulling voor commissies:

Springwedstrijd:

·         Patricia de Leeuw

·         Angela Tol

·         Elise van den Heuvel

Sandra gaat de Deen sponsoractie nog een jaar proberen te regelen.

Buitenritten/ruiterweekend:

·         Rianne van der Veen

·         Evelien Germeraad

Spelletjesdag:

·         Fransje Mullebach

·         ….